Privacybeleid

In dit privacybeleid legt MKB Westland uit waarom en onder welke voorwaarden MKB Westland bepaalde persoonsgegevens verzamelt, vastlegt en verwerkt. Ook wordt aangegeven hoe MKB Westland de privacy van personen beschermt en welke rechten personen hebben ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens door MKB Westland.

Toepassing privacybeleid

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die MKB Westland verzamelt, vastlegt en verwerkt van (potentiële) leden en van gebruikers van haar website en andere diensten.

Verantwoordelijkheid verwerking persoonsgegevens

Dit privacybeleid is van toepassing op iedereen die werkzaam is bij en voor MKB Westland, aangezien deze personen allemaal persoonsgegevens verwerken. De opdracht-verantwoordelijke binnen MKB Westland beslist welke persoonsgegevens er worden verwerkt, om welke soort verwerking het gaat en voor welk doel en op welke manier de verwerking plaatsvindt.

Verwerking persoonsgegevens

MKB Westland verwerkt persoonsgegevens van personen met wie zij direct of indirect een relatie wil krijgen, heeft of heeft gehad. Hierbij kan gedacht worden aan:

  • Leden van MKB Westland
  • Bezoekers van evenementen van MKB Westland
  • Belangenorganisaties gericht op het MKB
  • Bezoekers van de website

Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die MKB Westland verwerkt:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Foto’s
  • Overige persoonsgegevens die actief worden verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch
  • Locatiegegevens
  • Gegevens over activiteiten op onze website
  • Internetbrowser en apparaat type

 

MKB Westland verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

MKB Westland begrijpt het belang van de bescherming van de privacy van kinderen. Het is ons beleid om nooit willens en wetens informatie te verzamelen of te bewaren betreffende personen onder de leeftijd van 16 jaar, behalve als dit deel uitmaakt van een specifieke opdracht in het kader van onze dienstverlening.

Doel verwerking persoonsgegevens

MKB Westland zal persoonsgegevens geheel in overeenstemming met de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) behandelen.

MKB Westland verwerkt de persoonsgegevens voor o.a. de volgende doelen:

  • Om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen
  • Het verzenden van een nieuwsbrief en/of ledenmagazine
  • Personen te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om de dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Personen te informeren over wijzigingen van de diensten
  • Het afhandelen van een betaling
  • het gedrag van personen te analyseren op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op voorkeuren.

Nieuwsbrief en/of ledenmagazine

Twee onderdelen van het lidmaatschap van MKB Westland zijn het ontvangen van de nieuwsbrief en het ontvangen van het ledenmagazine. Niet-leden, die zich inschrijven voor de nieuwsbrief, zullen apart toestemming moeten geven voor het ontvangen van de nieuwsbrief. Bij het ontvangen van iedere nieuwsbrief kunnen leden maar ook niet niet-leden zich gemakkelijk uitschrijven voor het lidmaatschap op de nieuwsbrief (unsubscribe from this list). Mochten leden zich afmelden voor de nieuwsbrief dan ontvangen zij ook geen uitnodigingen meer voor de evenementen. Deze zijn wel terug te vinden op de website van MKB Westland.

Verwerken van foto’s

Tijdens bijeenkomsten van MKB Westland zijn er professionele fotografen aanwezig die foto’s maken. Deze foto’s worden geplaatst op de sociale media kanalen van MKB Westland, de website van MKB Westland, in journalistieke artikelen richting pers en in ons ledenmagazine. Tijdens de bijeenkomsten wordt vermeld dat er foto’s worden gemaakt en waar deze worden gepubliceerd. Bezoekers van deze evenementen kunnen middels een e-mail naar info@mkbwestland.nl altijd te kennen geven hun foto te willen verwijderen.

 

Bewaartermijn

MKB Westland bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Persoonsgegevens worden slechts bewaard zo lang die nodig zijn om diensten aan personen te verlenen, dit wettelijk is toegestaan of totdat het lid vraagt om verwijdering van de persoonsgegevens. Uiterlijk 1 jaar na opzeggen van het lidmaatschap zullen persoonsgegevens verwijderd worden, dit geldt voor opzegging door betalende en door niet betalende leden.

 

Bescherming persoonsgegevens

MKB Westland neemt de bescherming van de gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Het bestuur heeft een geheimhoudingsplicht die ook ten aanzien van persoonsgegevens geldt (bijlage 1). Ook na beëindiging van de werkzaamheden blijft deze geheimhouding geboden. Zonder expliciete toestemming van het lid mag de verkregen informatie niet openbaar gemaakt worden, tenzij op gezag van wet- en regelgeving of in situaties waarin het maatschappelijk juist is om vertrouwelijke informatie bekend te maken.

Verder heeft MKB Westland de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen:

  • Beveiliging van netwerkverbindingen en computersystemen
    MKB Westland maakt gebruik van Microsoft Office 365. Het bestuur en andere medewerkers moeten te allen tijde zorgen dat laptops waarop het account van MKB Westland staat goed beveiligd zijn. Mobiele telefoons waar het account van MKB Westland op staat moeten voorzien zijn van een wachtwoord/pincode en coderingen. Ook moet de telefoon voorzien zijn van recente updates.
  • Veilige wijze voor het opslaan van gegevensbestanden
    Gegevensbestanden worden opgeslagen op SharePoint of OneDrive.
  • Indringeralarm
    Het pand waar MKB Westland gehuisvest is, MB67 Offices, is voorzien van een alarminstallatie.
  • Logische toegangscontrole door middel van wachtwoorden en/of persoonlijke toegangscodes
    Het pand is toegankelijk met een toegangscode.
  • Verwerkersovereenkomsten met derden
    MKB Westland stelt per proces vast of zij verwerker zijn. Als dit het geval is dan wordt er een verwerkersovereenkomst opgesteld.
  • Privacyverklaring op de website (bijlage 2)

 

Vernietiging vertrouwelijke hardcopy documenten

Met een speciale archiefcontainer voorkomt MKB Westland dat vertrouwelijke informatie zomaar op straat ligt. In de archiefcontainer worden alle vertrouwelijke documenten verzameld. Als de container vol zit, dan wordt deze opgehaald. Een in het vernietigen van vertrouwelijk documenten gespecialiseerd bedrijf zorgt voor deskundige vernietiging van de documenten. Dat doen ze door te shredderen, persen, snijden, versnipperen of verbranden. Door de papieren vertrouwelijk te vernietigen voorkomt MKB Westland eventuele imagoschade of fraude.

 

Delen van persoonsgegevens met derden

MKB Westland verkoopt de gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met het lid of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die de gegevens verwerken in opdracht van MKB Westland, sluiten zij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens. MKB Westland blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Zie bijlage 3 voor voorbeeld verwerkersovereenkomst.

 

Inhuur personeel & derden

MKB Westland huurt personeel in die gegevens van leden verwerken en daarom heeft MKB Westland een verwerkersovereenkomst met de volgende partijen:

  • MVN Management & Support, Marjan Naaktgeboren (centramanager)

Daarnaast huurt MKB Westland partijen in waarin zij diensten uitbesteden, hierbij is te denken aan het organiseren van evenementen en het ontwerpen van het ledenmagazine, hier voor heeft MKB Westland een verwerkersovereenkomst met de volgende partijen:

  • Spontaan Communicatie & Organisatie, alle medewerkers (organisatie evenementen, toegang website)
  • Uitgeverij West Media, alle medewerkers (verzenden Streamer, telefonische benadering voor advertenties)
  • Hoogerbrugge & Partners, alle medewerkers (ledenadministratie en overige administratie- en secretariaatswerkzaamheden)

 

Register van verwerkingsactiviteiten

MKB Westland hoeft conform artikel 30 van de AVG geen register van verwerkingsactiviteiten bij te houden.

 

Recht op inzage door lid

Leden hebben het recht om de persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben zij het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door MKB Westland en hebben zij het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat zij bij MKB Westland een verzoek kunnen indienen om de persoonsgegevens die MKB Westland van hen beschikt in een computerbestand naar hun of een ander, door hun genoemde organisatie, te sturen. Zij kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens sturen naar info@mkbwestland.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door het lid is gedaan, vraagt MKB Westland een kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. In deze kopie moet het lid de pasfoto, Machine Readable Zone (dit is de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer onleesbaar maken. Dit ter bescherming van de privacy. MKB Westland reageert zo snel mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken, op het verzoek. Leden kunnen indien nodig een klacht indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

 

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

MKB Westland gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van de computer, tablet of smartphone. MKB Westland gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.

Personen kunnen zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser worden verwijderd.

 

Internetsites van derden

MKB Westland kan links opnemen naar internetsites van derden. Het kan gebeuren dat deze derden of anderen op deze internetsites informatie verzamelen. MKB Westland is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze internetsites en de handelingen van deze derden en anderen. MKB Westland raadt aan kennis te nemen van hun beleid ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens.

 

Social Media/Externe platforms

MKB Westland beschikt over een account op externe platforms, zoals Facebook, Twitter en LinkedIn. MKB Westland heeft geen invloed op de wijze waarop deze platforms omgaan met persoonsgegevens. Het advies is daarom om geen privacygevoelige gegevens te delen via deze platforms.

 

Correspondentie en e-mail

Bij het versturen van een e-mail aan meerdere geadresseerden, bijvoorbeeld een nieuwsbrief, worden de geadresseerden opgenomen in de BCC en niet in de Aan of CC. Op deze manier wordt voorkomen dat onnodig e-mailadressen worden gedeeld.

 

MB67 Offices en privacy

MKB Westland is gevestigd in het verzamelbedrijvenpand MB67 Offices. Dit betekent dat MKB Westland alle gegevens geheim houdt waarvan redelijkerwijs verondersteld kan worden dat deze niet bedoeld zijn voor andere huurders/bezoekers van het pand, ongeacht de manier waarop MKB Westland deze gegevens ontvangt. Zie hiervoor ook de Clean Desk Policy.

Gesprekken met collega’s tijdens de lunch, borrel, verjaardagen of andere bijeenkomsten over (potentiële) leden is niet toegestaan. Afspraken met (potentiële) leden moeten zoveel mogelijk plaatsvinden in de daarvoor bestemde vergaderzalen. Telefoongesprekken die niet bestemd zijn voor andere huurders/bezoekers kunnen het beste worden gevoerd in een vergaderzaal.

 

Printergebruik

Een harde schijf van een printer slaat van iedere kopie of print die wordt gemaakt een afbeelding op. De harde schijven van printers die niet meer worden gebruikt door MKB Westland worden om deze reden gewist of vernietigd.

 

Clean Desk Policy

MKB Westland heeft een Clean Desk Policy wat inhoudt dat er geen belangrijke informatie zichtbaar is of bereikbaar is voor mensen die deze informatie niet mogen zien.

De werkplek moet altijd vrij gemaakt worden van informatie als iemand de werkplek verlaat. Deze informatie moet worden opgeborgen in een kast die kan worden afgesloten. Sleutels mogen niet onbeheerd worden achtergelaten en kunnen eventueel worden opgeborgen in een sleutelkastje. Ook USB sticks, externe harde schijven en andere losse gegevensdragers mogen niet onbeheerd worden achtergelaten op de werkplek en dienen altijd gecodeerd te zijn en beveiligd tegen ongeoorloofde toegang.

Als iemand de werkplek verlaat moet de computer altijd vergrendeld worden (Windows toets + L of Ctrl + Alt + Delete, Vergrendelen). Als iemand voor langere tijd de werkplek verlaat is het wenselijk dat diegene de computer uitschakelt of in slaapstand zet om nodeloos energieverbruik te voorkomen. Als de computer wordt vergrendeld, uitgelogd of op stand-by staat is het overnemen van de computer ook minder gemakkelijk en kunnen gegevens die via de computer te benaderen zijn niet gebruikt worden door personen die daar geen recht op hebben.

Laat stukken nooit onbeheerd achter op een printer. Geprinte stukken dienen direct bij de printer weggehaald te worden.

 

Klachten

Indien de uitvoering van de werkzaamheden niet voldoet naar de mening van het lid dan kunnen zij een klacht indienen bij het bestuur van MKB Westland (info@mkbwestland.nl).

 

Datalekken

Bij een datalek zijn de persoonsgegevens blootgesteld aan verlies of onrechtmatige verwerking. Het kan gaan om een kwijtgeraakte USB-stick of een gestolen laptop met persoonsgegevens, maar ook om een inbraak in een datasysteem of per ongeluk verstrekte toegang tot gegevens aan personen of instanties die daartoe geen toegang zouden mogen hebben. Het verzenden van een e-mail aan een adressenbestand waarin alle e-mailadressen voor iedereen zichtbaar zijn is ook al een datalek.

Meer informatie is te vinden in het Protocol datalekken van MKB Westland (bijlage 4).

Vastgesteld d.d. 14 mei 2018

 

Bijlagen:
1 Geheimhoudingsverklaring

2 Privacyverklaring

3 Verwerkersoveenkomst blanco

4 Protocol Datalekken