Hoe Don Opleidingen digitaliseert op eigen tempo
Wie denkt aan Don Opleidingen, denkt waarschijnlijk aan rijlessen, vrachtwagenopleidingen en BHV-cursussen. Maar achter de schermen transformeert het Westlandse familiebedrijf stap voor stap in een techbedrijf. Met een zelfontwikkeld CRM- en planningssysteem, gebouwd op Salesforce, investeert Don niet alleen in efficiëntere bedrijfsvoering, maar ook in een digitale toekomst.
Het bestaande systeem trok de groei niet meer
Esmee Don, verantwoordelijk voor de operatie in Amsterdam en Brabant, vertelt nuchter over de aanleiding: “In onze branche zijn er veel eenpitters en weinig grote rijscholen. De systemen die er zijn, zijn daar ook op ingericht. Wij liepen tegen grenzen aan.” Het bestaande CRM-systeem bleek traag, niet gebruiksvriendelijk en vooral niet geschikt om processen te automatiseren of verkoopactiviteiten te ondersteunen. “Dingen moesten dubbel worden ingevoerd. Verkoop en planning zaten in verschillende systemen. Dat hield ons tegen.”
Een eerdere poging om samen met meerdere partijen iets op Microsoft Dynamics te bouwen liep vast: te veel wensen, te hoge kosten. “Toen hebben we besloten: we nemen het heft in eigen hand.” Vanuit die gedachte ontwikkelt Don Opleidingen samen met Ilionix een nieuw CRM-gedreven planningstool, volledig op Salesforce gebouwd. Het systeem is drie weken geleden live gegaan op de vestigingen in Naaldwijk en Amsterdam. Esmee: “We werken nu met een minimum viable product. Dat betekent: live met de basisfunctionaliteit, en vanuit daar verder doorontwikkelen.”
Net als bol.com, eenvoudig plannen en bestellen
Wat maakt het systeem anders dan wat er al op de markt is? Esmee: “Het idee is dat klanten, zowel particulieren als bedrijven, straks met een paar klikken hun planning kunnen regelen, facturen kunnen inzien en zien wanneer hun certificaten verlopen. Een beetje zoals je op bol.com bestelt.” Achter de schermen zorgt het systeem voor slimme automatisering. Waar planners nu soms twintig minuten bezig zijn met het inplannen van een vrachtwagenrijopleiding, inclusief instructeur, voertuig en examenmoment, doet het systeem dat straks automatisch. “De planner controleert alleen nog. Dat scheelt enorm veel tijd.”
Belangrijk is ook dat het systeem API-koppelingen ondersteunt. Esmee: “Denk aan koppelingen met HR-systemen van klanten. Zodat ze meteen kunnen zien welke medewerker wanneer welke opleiding gevolgd heeft, en wanneer iets vernieuwd moet worden.” Iets wat in de oude situatie simpelweg niet mogelijk was.
Ik zie dit als onze eerste grote digitaliseringsstap
De ontwikkeling van het systeem past bij een bredere visie. “Digitalisering stopt natuurlijk nooit,” zegt Esmee. “Je moet proberen vooraan in de trein te zitten. Als je te laat instapt, loop je achter de feiten aan.” Don Opleidingen kijkt daarom nadrukkelijk verder dan de eigen organisatie. Samen met partners wordt nu al gesproken over vermarkting van het systeem richting andere rijscholen en opleiders.
“Die behoefte is er echt,” stelt Esmee. “We hebben met een groep rijscholen eerder geprobeerd gezamenlijk iets te bouwen. Dat mislukte. Maar nu zijn we verder. De reacties zijn positief, en we verwachten op korte termijn al bij andere partijen te kunnen aanbieden.” Voor die verdere vermarkting wordt nagedacht over licentiemodellen en serviceconcepten.
Digitale verandering doe je nooit alleen
Esmee is duidelijk over wat bij dit soort trajecten echt belangrijk is: mensen. “Het systeem werkt sneller, ja. Maar je vraagt van je medewerkers wel dat ze iets nieuws leren, uit hun routine stappen. Dat geeft altijd spanning. Vooral in het begin hoor je dan: het oude systeem was beter.”
Volgens haar is communicatie cruciaal. “Zorg dat iedereen zich betrokken voelt. Wij hebben bewust iemand op het project gezet die geen typische IT’er is, maar juist goed communiceert met collega’s.” Feedback verzamelen en serieus nemen hoort daar bij. “Iedereen mag zeggen wat beter kan. Sterker nog, we vragen er actief om. Daar wordt het systeem alleen maar beter van.”
Ze benadrukt ook dat een project als dit echt teamwerk is. “Dit doe je niet in je eentje. Iedereen in het bedrijf draagt bij, van planners tot sales tot instructeurs. Daar ben ik echt trots op.”
Voor mkb’ers: durf de stap te zetten
Wat zou Esmee andere ondernemers in het MKB willen meegeven die worstelen met verouderde systemen? “Je voelt vanzelf wanneer het niet meer gaat. Als je organisatie vastloopt, processen te arbeidsintensief worden, of je administratie een chaos dreigt te worden. Dan weet je: nu moet het anders.”
Haar advies is om niet te lang te wachten. “En: kies je softwarepartner zorgvuldig. Ga op gevoel én op inhoud af. Vraag meerdere offertes aan, ga gesprekken aan, en kijk waar je de beste klik mee hebt.”
Tot slot nog een blik vooruit: gaat Don Opleidingen zichzelf straks een techbedrijf noemen? Esmee glimlacht. “Nee joh, wij blijven een opleider. Maar wel eentje die digitalisering serieus neemt.”
Door: Patrick Jordens
Commissie Digitalisering
